Découvrez la réglementation encadrée par la CNIL liée à la géolocalisation des véhicules

Découvrez la réglementation encadrée par la CNIL liée à la géolocalisation des véhicules

Les entreprises mettent en place la géolocalisation pour leur permettre de mieux gérer leur flotte de véhicules mais également leurs équipes. Ces dispositifs qui étaient principalement en place dans les entreprises de transport se retrouvent de plus en plus dans le service, le bâtiment et les travaux publics. Avant d’installer ces solutions, il faut connaître la législation en vigueur et les démarches à effectuer pour rester dans la légalité. Dans un premier temps, il est primordial de définir les finalités liées à la mise en place des outils de géolocalisation. La CNIL protège le salarié afin d’éviter d’éventuels abus. Elle indique les utilisations que vous pouvez faire avec les données de géolocalisation:
Elle peut être utilisée dans le cadre du suivi de la facturation d’un client. Par exemple: Le temps passé sur un chantier , la livraison d’un colis … Elle peut permettre d’assurer la sécurité des marchandises ou d’un salarié. Par exemple: recevoir une alerte en cas d’ouverture d’une porte, mettre un bouton d’alarme en cas de malaise d’un employé… Elle peut aider à l’organisation pour déployer des véhicules dans des endroits spécifiques en urgence. Par exemple: Envoyer le plombier le plus proche d’un lieu d’intervention… Elle peut permettre de suivre le temps de travail des salariés. Il est possible d’ajouter une fonction de pointage au dispositif avec une fonction de déclaration de la part de l’employé pour suivre le temps de travail puisque le personnel itinérant étant sur la route aucun autre moyen ne permet de le faire. Elle peut répondre à une demande réglementaire en fonction d’une convention ou d’une loi qui exige la mise en place de tel dispositif En plus d’indiquer les droits concernant la mise en place de la géolocalisation, la CNIL vous indique les limites en matière d’utilisation abusive : Vous ne pouvez pas contrôler le vitesse de circulation de vos véhicules puisque cet usage est strictement réservé aux forces de l’ordre. Vous ne pouvez pas contrôler un salarié en permanence ( par exemple ne choisir d’équiper qu’une personne sur l’ensemble de la société et la surveiller 24/24h) Vous ne pouvez pas non plus mettre ce type de dispositif dans les véhicules des personnes comme les VRP qui ont une liberté dans l’organisation de leurs déplacements. Lorsque l’entreprise autorise les salariés à utiliser leurs véhicules à titre privé, ils doivent pouvoir déconnecter l’appareil à l aide d’un module spécifique. Vous ne pouvez conserver les données que 2 mois dans un cadre normal, 1 an en cas d’utilisation pour les tournées ou en cas de preuve d’intervention effectuée et 5 ans lorsque ce dispositif permet à l’entreprise de suivre le temps de travail. Les démarches à effectuer pour répondre aux règles de la CNIL Avant de mettre en place les dispositifs de géolocalisation des véhicules, il est important pour les entreprises ayant des instances représentatives du personnel de les consulter afin d’avoir leur avis. Ils ne peuvent néanmoins interdire la mise en place de tel dispositif … Une fois cette démarche effectuée et la mise en place prévue, il vous faut prévenir les salariés ( par note de service, avenant au contrat de travail, un courrier à signer …). Vous indiquerez : – Les finalités poursuivies ( suivi des parcours pour l’organisation d’une tournée, du temps de travail…) – Le ou les destinataires des informations issues de la géolocalisation ( Le responsable du planning, le RH…) – De son droit d’opposition pour motif légitime (En cas de contestation des heures de travail par exemple) – De ses droits d’accès ou de rectifications Il vous faudra également remplir une déclaration simplifiée ou normale sur le site de la CNIL pour les prévenir de la mise en place de ces solutions. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre prestataire pour qu il vous accompagne dans cette démarche.